Todo sitio web y aplicación SaaS necesita una política de privacidad. Según los Artículos 13 y 14 del RGPD, estás legalmente obligado a informar a los usuarios sobre cómo recoges y tratas sus datos personales. Esta guía proporciona una plantilla de política de privacidad completa y gratuita diseñada específicamente para empresas SaaS, junto con explicaciones de lo que significa cada sección y cómo personalizarla.
Por Qué las Empresas SaaS Necesitan una Política de Privacidad Específica
Las plantillas genéricas de políticas de privacidad a menudo omiten elementos críticos que las empresas SaaS necesitan:
- Gestión de datos de cuenta: Cómo almacenas y tratas las credenciales de usuario
- Analítica de uso: Qué datos de comportamiento recoges y por qué
- Integraciones con terceros: Todos los servicios a los que tu SaaS se conecta
- Portabilidad de datos: Cómo los usuarios pueden exportar sus datos
- Multi-tenencia: Cómo separas los datos de los clientes
Una política de privacidad específica para SaaS aborda estas cuestiones mientras cumple con los requisitos del RGPD.
Qué Exige el RGPD en Tu Política de Privacidad
Artículo 13: Recogida Directa
Cuando recoges datos directamente de los usuarios (formularios de registro, configuración de cuenta), debes revelar:
- Identidad y datos de contacto del responsable
- Datos de contacto de tu Delegado de Protección de Datos (si aplica)
- Finalidades y base legal del tratamiento
- Intereses legítimos perseguidos (si usas interés legítimo)
- Destinatarios o categorías de destinatarios
- Información sobre transferencias internacionales
- Período de conservación
- Derechos del interesado
- Derecho a retirar el consentimiento
- Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control
- Si la provisión de datos es un requisito legal/contractual
- Existencia de decisiones automatizadas/elaboración de perfiles
Artículo 14: Recogida Indirecta
Cuando recibes datos de terceros (integraciones API, SSO), debes revelar adicionalmente:
- La fuente de los datos personales
- Las categorías de datos personales afectados
Plantilla Gratuita de Política de Privacidad para SaaS
A continuación se presenta una plantilla completa de política de privacidad. Cópiala, sustituye las secciones entre corchetes con tu información y publícala en tu sitio web.
Política de Privacidad
Última actualización: [FECHA]
1. Introducción
Bienvenido a [NOMBRE DE LA EMPRESA] (“nosotros,” “nuestro” o “nos”). Respetamos tu privacidad y nos comprometemos a proteger tus datos personales. Esta política de privacidad explica cómo recogemos, usamos, almacenamos y protegemos tu información cuando utilizas nuestra plataforma [NOMBRE DEL SERVICIO] y servicios relacionados.
Esta política se aplica a:
- Nuestro sitio web en [URL DEL SITIO WEB]
- Nuestra aplicación en [URL DE LA APLICACIÓN]
- Cualquier servicio, venta, marketing o evento relacionado
Por favor, lee esta política de privacidad detenidamente. Si no estás de acuerdo con nuestras políticas y prácticas, por favor no uses nuestros servicios.
2. Quiénes Somos
[NOMBRE DE LA EMPRESA] [Dirección] [Ciudad, Código Postal] [País]
Email: [privacidad@tudominio.com] Delegado de Protección de Datos: [Nombre y contacto del DPD, si aplica]
A efectos de la legislación aplicable de protección de datos, somos el “responsable del tratamiento” de tu información personal.
3. Información Que Recogemos
3.1 Información Que Proporcionas
Información de Cuenta Cuando creas una cuenta, recogemos:
- Nombre
- Dirección de email
- Contraseña (almacenada cifrada)
- Nombre de la empresa (si aplica)
- Dirección de facturación (si aplica)
- Información de pago (procesada por [Stripe/PayPal/etc.])
Información de Perfil Puedes optar por proporcionar:
- Foto de perfil
- Cargo
- Número de teléfono
- Preferencias y configuraciones
Contenido Que Creas Cuando usas nuestro servicio, almacenamos:
- [Describe el contenido que los usuarios crean en tu aplicación]
- [Ej., “Documentos, archivos y datos que subes”]
- [Ej., “Mensajes y comunicaciones dentro de la plataforma”]
Comunicaciones Cuando nos contactas, recogemos:
- Correspondencia por email
- Tickets de soporte
- Respuestas a encuestas y comentarios
3.2 Información Que Recogemos Automáticamente
Datos de Uso Recogemos automáticamente:
- Páginas y funcionalidades a las que accedes
- Tiempo empleado en las páginas
- Acciones realizadas dentro de la aplicación
- Registros de errores y datos de rendimiento
Información del Dispositivo
- Tipo y versión del navegador
- Sistema operativo
- Identificadores de dispositivo
- Resolución de pantalla
Datos de Ubicación
- Dirección IP
- Ubicación geográfica aproximada (nivel ciudad/país)
Cookies y Tecnologías Similares Usamos cookies para:
- Mantener tu sesión iniciada
- Recordar tus preferencias
- Analizar patrones de uso
- Mejorar nuestro servicio
Consulta nuestra Política de Cookies para más detalles.
3.3 Información de Terceros
Inicio de Sesión Único (SSO) Si inicias sesión usando [Google/Microsoft/GitHub/etc.], recibimos:
- Tu nombre
- Dirección de email
- Foto de perfil (si está disponible)
Integraciones Si conectas servicios de terceros, podemos recibir datos según se describe en la configuración de esas integraciones.
4. Cómo Usamos Tu Información
Usamos tus datos personales para las siguientes finalidades:
4.1 Para Proporcionar Nuestro Servicio
| Finalidad | Base Legal |
|---|---|
| Crear y gestionar tu cuenta | Ejecución de contrato |
| Proporcionar las funcionalidades que solicitas | Ejecución de contrato |
| Procesar pagos y facturación | Ejecución de contrato |
| Enviar emails transaccionales | Ejecución de contrato |
4.2 Para Mejorar Nuestro Servicio
| Finalidad | Base Legal |
|---|---|
| Analizar patrones de uso | Interés legítimo |
| Corregir errores y fallos | Interés legítimo |
| Desarrollar nuevas funcionalidades | Interés legítimo |
| Realizar investigación de usuarios | Consentimiento (cuando aplique) |
4.3 Para Comunicarnos Contigo
| Finalidad | Base Legal |
|---|---|
| Responder a solicitudes de soporte | Ejecución de contrato |
| Enviar actualizaciones del servicio | Interés legítimo |
| Enviar emails de marketing | Consentimiento |
| Notificar cambios en las políticas | Obligación legal |
4.4 Para Proteger Nuestro Servicio
| Finalidad | Base Legal |
|---|---|
| Prevenir fraude y abuso | Interés legítimo |
| Hacer cumplir nuestros términos de servicio | Interés legítimo |
| Cumplir con obligaciones legales | Obligación legal |
5. Cómo Compartimos Tu Información
No vendemos tus datos personales. Compartimos tu información únicamente de la siguiente manera:
5.1 Proveedores de Servicios
Utilizamos empresas de terceros para ayudar a proporcionar nuestro servicio:
| Proveedor | Finalidad | Ubicación | Política de Privacidad |
|---|---|---|---|
| [Proveedor de Nube] | Alojamiento e infraestructura | [Ubicación] | [Enlace] |
| [Procesador de Pagos] | Procesamiento de pagos | [Ubicación] | [Enlace] |
| [Servicio de Email] | Emails transaccionales | [Ubicación] | [Enlace] |
| [Herramienta de Analítica] | Analítica de uso | [Ubicación] | [Enlace] |
| [Herramienta de Soporte] | Soporte al cliente | [Ubicación] | [Enlace] |
Estos proveedores están vinculados por acuerdos de tratamiento de datos y solo pueden usar tus datos según nuestras instrucciones.
5.2 Transferencias Empresariales
Si nos vemos involucrados en una fusión, adquisición o venta de activos, tu información puede ser transferida. Te notificaremos antes de que tus datos queden sujetos a una política de privacidad diferente.
5.3 Requisitos Legales
Podemos divulgar tu información si es necesario para:
- Cumplir con obligaciones legales
- Responder a solicitudes legítimas de autoridades públicas
- Proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad
- Hacer cumplir nuestros términos de servicio
5.4 Con Tu Consentimiento
Podemos compartir tu información para otras finalidades con tu consentimiento explícito.
6. Transferencias Internacionales de Datos
Tu información puede ser transferida y tratada en países fuera de tu país de residencia, incluyendo [países donde se encuentran tus servidores/servicios].
Para las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo (EEE), garantizamos las salvaguardias adecuadas mediante:
- Cláusulas Contractuales Tipo (CCT) aprobadas por la Comisión Europea
- Decisiones de adecuación (cuando aplique)
- [Otros mecanismos que utilices]
Puedes solicitar una copia de las salvaguardias que utilizamos contactándonos.
7. Conservación de Datos
Conservamos tus datos personales solo durante el tiempo necesario para las finalidades establecidas en esta política:
| Tipo de Datos | Período de Conservación | Motivo |
|---|---|---|
| Datos de cuenta | Duración de la cuenta + [X] días | Prestación del servicio |
| Registros de uso | [X] meses | Analítica y depuración |
| Tickets de soporte | [X] años | Cumplimiento legal |
| Registros de facturación | [X] años | Requisitos fiscales y legales |
| Preferencias de marketing | Hasta la retirada | Gestión del consentimiento |
Cuando elimines tu cuenta, suprimiremos o anonimizaremos tus datos personales en un plazo de [30/60/90] días, excepto cuando estemos obligados a conservarlos por ley.
8. Tus Derechos
Según el RGPD y otras leyes aplicables, tienes los siguientes derechos:
8.1 Derecho de Acceso
Puedes solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre ti.
8.2 Derecho de Rectificación
Puedes pedirnos que corrijamos datos inexactos o incompletos. También puedes actualizar la mayoría de la información directamente en la configuración de tu cuenta.
8.3 Derecho de Supresión
Puedes solicitar la eliminación de tus datos personales. Cumpliremos a menos que tengamos una obligación legal o razón legítima para conservarlos.
8.4 Derecho a la Limitación del Tratamiento
Puedes pedirnos que dejemos temporalmente de tratar tus datos mientras abordamos tus preocupaciones.
8.5 Derecho a la Portabilidad de los Datos
Puedes solicitar tus datos en un formato estructurado y de lectura mecánica. [Describe la funcionalidad de exportación si está disponible]
8.6 Derecho de Oposición
Puedes oponerte al tratamiento basado en intereses legítimos o con fines de marketing directo.
8.7 Derechos Relacionados con las Decisiones Automatizadas
[Si aplica: Describe cualquier toma de decisiones automatizada y cómo los usuarios pueden solicitar revisión humana] [Si no aplica: No utilizamos toma de decisiones automatizada que produzca efectos legales o igualmente significativos.]
Cómo Ejercer Tus Derechos
Para ejercer cualquiera de estos derechos:
- Envíanos un email a [privacidad@tudominio.com]
- Usa las funciones de exportación/eliminación de datos en la configuración de tu cuenta
- [Otros métodos que ofrezcas]
Responderemos a las solicitudes en un plazo de 30 días. Podemos solicitar la verificación de tu identidad antes de procesar las solicitudes.
9. Seguridad
Implementamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger tus datos:
Medidas Técnicas
- Cifrado en tránsito (TLS 1.3)
- Cifrado en reposo (AES-256)
- Pruebas de seguridad periódicas
- Controles de acceso y autenticación
- [Otras medidas que implementes]
Medidas Organizativas
- Formación de empleados en protección de datos
- Acceso limitado a quienes lo necesitan
- Evaluaciones de seguridad de proveedores
- Procedimientos de respuesta a incidentes
Aunque nos esforzamos por proteger tus datos personales, ningún método de transmisión o almacenamiento es 100% seguro. Si tienes preocupaciones sobre la seguridad, por favor contáctanos.
10. Privacidad de Menores
Nuestro servicio no está dirigido a menores de [13/16] años. No recogemos datos personales de menores de forma consciente. Si crees que hemos recogido datos de un menor, por favor contáctanos inmediatamente.
11. Cambios en Esta Política
Podemos actualizar esta política de privacidad de vez en cuando. Te notificaremos de cambios significativos mediante:
- Publicación de la nueva política en esta página
- Actualización de la fecha de “Última actualización”
- Envío de una notificación por email (para cambios materiales)
Te animamos a revisar esta política periódicamente.
12. Contacto
Si tienes preguntas sobre esta política de privacidad o nuestras prácticas de datos:
Email: [privacidad@tudominio.com] Dirección: [Tu dirección]
Autoridad de Control Si te encuentras en el EEE y crees que no hemos abordado tus preocupaciones, tienes derecho a presentar una reclamación ante tu autoridad local de protección de datos.
[Enlace a la lista de APD de la UE: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en]
13. Información Adicional para Jurisdicciones Específicas
Para Residentes en California (CCPA/CPRA)
Los residentes en California tienen derechos adicionales bajo la Ley de Privacidad del Consumidor de California:
- Derecho a saber qué información personal se recoge
- Derecho a eliminar información personal
- Derecho a excluirse de la venta de información personal (no vendemos datos personales)
- Derecho a la no discriminación por ejercer tus derechos
Para ejercer estos derechos, contáctanos en [privacidad@tudominio.com].
Para Residentes en el Reino Unido
El RGPD del Reino Unido se aplica a nuestro tratamiento de tus datos personales. Nuestras prácticas cumplen con los requisitos de protección de datos del Reino Unido. La Oficina del Comisionado de Información del Reino Unido (ICO) es la autoridad de control: ico.org.uk
Fecha de entrada en vigor: [FECHA]
Cómo Personalizar Esta Plantilla
Paso 1: Información de la Empresa
Sustituye todos los marcadores entre corchetes con tu información real:
- Nombre y dirección de la empresa
- Direcciones de email de contacto
- URLs del sitio web y la aplicación
- Contacto del DPD (si tienes uno)
Paso 2: Detalles de la Recogida de Datos
Personaliza la Sección 3 para reflejar con precisión lo que recoges:
- Enumera todos los campos de datos en tu formulario de registro
- Describe el contenido que los usuarios crean en tu aplicación
- Enumera las herramientas de analítica y seguimiento que usas
Paso 3: Servicios de Terceros
La Sección 5.1 necesita tus proveedores de servicios reales. Los más comunes:
| Categoría | Proveedores comunes |
|---|---|
| Alojamiento | AWS, GCP, Azure, Vercel, Heroku |
| Pagos | Stripe, PayPal, Paddle |
| SendGrid, Mailgun, Postmark | |
| Analítica | Google Analytics, Mixpanel, PostHog |
| Soporte | Intercom, Zendesk, Crisp |
| Seguimiento de errores | Sentry, Bugsnag |
Paso 4: Períodos de Conservación
Establece períodos de conservación realistas en la Sección 7. Considera:
- Requisitos legales (registros fiscales: normalmente 7 años)
- Necesidades del negocio (analítica: 12-24 meses)
- Expectativas de los usuarios (datos de cuenta: mientras la cuenta exista)
Paso 5: Secciones Específicas por Jurisdicción
Si atiendes a usuarios en California o el Reino Unido, conserva la Sección 13. Añade otras jurisdicciones según sea necesario (LGPD de Brasil, etc.).
Errores Comunes en las Políticas de Privacidad
Error 1: Copiar y Pegar Sin Personalización
Problema: Las plantillas genéricas mencionan servicios que no usas u omiten los que sí usas.
Solución: Audita cada servicio de terceros que maneje datos de usuario. Revisa tu:
- package.json en busca de SDKs
- Variables de entorno en busca de claves API
- Registros DNS en busca de scripts de terceros
Error 2: Lenguaje Vago
Problema: “Podemos recoger información” no cumple con los requisitos de transparencia.
Solución: Sé específico. Nombra los datos exactos, las finalidades y las bases legales.
Error 3: Falta de Base Legal
Problema: El RGPD requiere una base legal para cada actividad de tratamiento.
Solución: Para cada finalidad, especifica: consentimiento, contrato, obligación legal, intereses vitales, interés público o interés legítimo.
Error 4: Información Desactualizada
Problema: Tu política de privacidad menciona servicios que dejaste de usar hace años.
Solución: Revisa y actualiza tu política de privacidad trimestralmente. Establece un recordatorio en el calendario.
Error 5: Oculta o Difícil de Encontrar
Problema: Política de privacidad enterrada en el pie de página con letra diminuta.
Solución: Enlázala desde:
- Pie de página del sitio web
- Formularios de registro
- Menú de configuración de la aplicación
- Pie de los emails
Automatiza Tu Política de Privacidad con GDPR.Direct
Gestionar políticas de privacidad manualmente es tedioso. GDPR.Direct automatiza todo el proceso:
Responde Preguntas, Obtén una Política
Nuestro asistente te pregunta sobre tus prácticas de datos y genera una política de privacidad personalizada en minutos, sin necesidad de conocimientos legales.
Actualizaciones Automáticas
Cuando añadas nuevos servicios o cambies prácticas, actualiza tus respuestas y regenera. Se acabó buscar entre documentos.
Centro Legal Alojado
Obtén una URL profesional de centro legal donde los usuarios pueden acceder a tu política de privacidad, política de cookies y términos de servicio.
Soporte Multi-Idioma
Genera automáticamente traducciones para todos los idiomas de la UE para atender a usuarios internacionales.
Empieza Gratis
Genera tu política de privacidad en app.gdpr.direct. Sin necesidad de tarjeta de crédito.
Resumen
Toda empresa SaaS necesita una política de privacidad que describa con precisión sus prácticas de datos. Usa esta plantilla como punto de partida, personalízala para tu situación específica y mantenla actualizada a medida que tu servicio evoluciona.
Requisitos clave:
- Sé transparente: Describe exactamente lo que recoges y por qué
- Especifica la base legal: El RGPD lo requiere para cada actividad de tratamiento
- Enumera los terceros: Cada servicio que maneja datos de usuario
- Explica los derechos: Facilita a los usuarios el ejercicio de sus derechos
- Mantenla actualizada: Revisa y actualiza periódicamente
Para empresas SaaS en crecimiento, automatizar la gestión de políticas de privacidad con GDPR.Direct ahorra tiempo y asegura que no te pierdas revelaciones críticas.